Ha böngészik a könyvelő weboldalak garmadája között, akkor nagyon sok helyen olvashatja, hogy ők már digitálisan, online könyvelnek, vagy papírmentesen, de ajánlom, hogy nézze meg tüzetesebben, hogy ezen ők pontosan mit is értenek ezalatt?
Nagyon sok könyvelő weboldalán ugyanis a papírmentes és/vagy digitális, online könyvelés azt jelenti, hogy önnek (vagy pénzügyekkel foglalkozó munkatársának) rendszeres időközönként a következők valamelyikét kell csinálnia:
- Valamilyen elektronikus formátumban érkező számlákat fel kell töltenie a könyvelője szerverére,
- Valamilyen elektronikus formátumban érkező számlákat e-mailben el kell küldenie a könyvelője számára,
- Papír alapon érkező számlákat be kell szkennelnie (ehhez szkennert vásárolnia) és e-mailben elküldenie a könyvelője számára,
- Rögzítenie kell minden számlát a könyvelő online rendszerébe,
- Le kell töltenie minden hónap végén a bankszámlakivonatokat, számlatörténeteket és elküldenie e-mailben a könyvelőjének,
- Rögzítenie kell manuálisan a banki tranzakciókat a könyvelője online rendszerébe.
Mi a gond ezzel?
Csak annyi, ha már létezik teljesen automatikus megoldás, akkor minek bajlódik manuálisan a számlákkal?
Az igazi digitális, online könyvelés
Az egész digitális, online könyvelés lényege ugyanis az, hogy a számlázó programokat össze lehet kötni a könyvelő szoftverével, így amikor kiállít egy számlát, akkor az azonnal megjelenik a könyvelő szoftverében is. Ugyanígy a banki integráció révén a banki tranzakciók is automatikusan bekerülnek a könyvelő szoftverébe, amikor azok megtörténnek, nem pedig hónap végén egy csomagban.
Ennek köszönhetően meg tud valósulni a naprakész könyvelés, ugyanis ha a könyvelő naponta ellenőrzi a beérkező számlákat és lekönyveli, meg a bankot is, akkor ön már a könyvelő által ellenőrzött naprakész pénzügyi adatokat láthat, ha ehhez megvan a megfelelő eszköze.
Vannak olyan felhő alapú könyvelő szoftverek, amelyek ezt tudják, viszont a könyvelők 99%-a még mindig windows-os gépre telepített könyvelő szoftvert használ, amivel ezt technológiai okok miatt nem lehet megtenni. Ezért jött létre a Cashbook felhő alapú szoftvere, amely a főbb számlázó és ügyviteli szoftvereket:
- Számlázz.hu,
- Billingo,
- Kulcs-üzlet,
- inCash,
- NAV Online Számlázó,
- Naturasoft,
- Novitax,
- Innvoice,
- Dream4sys,
- Canon Therefore,
- Native,
- Tharanis,
- Odoo,
- Netbilling, stb.
összeköti a főbb könyvelő szoftverekkel:
- RLB
- Novitax
- Naturasoft
- Relax,
- NetAccounting,
- stb.
Ennek köszönhetően a kiállított számlák emberi érintés nélkül azonnal bekerülnek a Cashbookba, majd a könyvelő szoftverébe is, így hó végén nem kell sem számlákat szkennelnie és e-mailben a könyvelőnek küldenie, sem a kinyomtatott számlákat szatyorban elvinnie.
Mindez teljesen automatikus!
Kizárólag a papír alapon beérkező és külföldi számlákat kell lefotóznia a Cashbook mobil applikációjával, vagy pedig e-mailen beküldeni a Cashbookba egy technikai e-mail címre, és már látja a könyvelő is.
Az egész folyamat automatikus és a hét minden napján 24 órában működik, így nem kell felesleges adminisztrációval töltenie az idejét sem önnek, sem a könyvelőjének, továbbá nem kell minden aprósággal a könyvelőjét keresnie, mert a nap 24 órájában online hozzáfér minden „rögzített” számlájához.
Ön akár éjjel 2 órakor a Cashbookba belépve látja az aktuális bizonylatokat és tranzakciókat (mi van kifizetve és mi nincs), ezért ezentúl tökéletesen naprakész lehet pénzügyeivel és könyvelésével kapcsolatban.
Bárhol és bármikor!