avagy online könyvelés pro és kontra
A mai digitális világban egyre több vállalkozás használ online könyvelési megoldásokat, amelyek gyorsabbak, kényelmesebbek és egyszerűbbek a hagyományos módszereknél. Fontos azonban megérteni, mit is jelent az online könyvelés a gyakorlatban. Ma már a számlák túlnyomó többsége digitális formában, PDF-ként készül, amit a cégek legtöbbször email-ben küldenek el a könyvelőnek, vagy feltöltenek egy tárhelyre, például Dropbox-ra, Google Drive-ra.
Bár ez a megoldás is digitális, mégsem tekinthető valódi online könyvelésnek. A valódi könyvelés online ennél sokkal hatékonyabb, hiszen ebben az esetben az online számlázó rendszerek közvetlen kapcsolatban (integráció) vannak a könyvelő programjával, így a kiállított számlák automatikusan bekerülnek a könyvelési rendszerbe, megspórolva az e-mailes vagy tárhelyes közvetítést. Nézzük meg, miért éri meg ezt a módszert választani!
1. Időtakarékos és gyors
A hagyományos könyveléshez képest a könyvelés online jelentős időmegtakarítást nyújt. Nincs szükség dokumentumok küldözgetésére, sem pedig azok fizikai eljuttatására, hiszen minden bizonylat automatikusan bekerül a könyvelő rendszerébe, továbbá a vállalkozó Cashboook fiókjába. Ez a megoldás lehetővé teszi, hogy egy-egy tranzakciót azonnal lássunk, és minden adat azonnal hozzáférhető legyen mind a vállalkozó, mind a könyvelő számára.
2. Valós idejű átláthatóság
A Cashbook segítségével megvalósított könyvelés online valós idejű adatokat nyújt, így azonnal rálátást biztosít a vállalkozás pénzügyi helyzetére (hamarosan akár mobiltelefonon is):
- bevételek/kiadások,
- követelések/tartozások,
- bank,
- pénztár,
- Áfa egyenleg.
Nincs szükség arra, hogy a könyvelő visszajelezzen, hiszen a digitális számlák és banki tranzakciók már azonnal a rendszerben vannak. Ez az átláthatóság elősegíti a pénzügyi helyzet folyamatos átlátását, és naprakész információk alapján döntéseket a megérzések helyett.
3. Költséghatékonyság
A könyvelés online gazdaságosabb is, hiszen kevesebb papírmunkát igényel, és a könyvelők is hatékonyabban tudnak dolgozni, ami kedvezőbb díjszabásokat eredményezhet. Emellett az automatikusan rögzített számlákkal csökken a hibák lehetősége, ami szintén költségmegtakarítást jelent.
Ennek ellenére mi nem javasoljuk, hogy olyan online könyvelőt válasszon, aki emiatt olcsóbb. Ma már sokkal nagyobb hozzáadott értéke van annak, hogy a könyvelő az online könyvelés miatt felszabaduló idejét inkább proaktív tanácsadásra használja, az-az olyan dolgokra odafigyel, amelyekkel korábban nem volt ideje foglalkozni, mint pl.:
- A befogadott számlák adószámainak és adatainak ellenőrzése a NAV Online Számla rendszerében (ha pl. fel van függesztve, akkor az áfát nem lehet visszaigényelni),
- Milyen számlák hiányoznak a könyvelésből?
- Adófolyószámlák rendszeres ellenőrzése,
- Havi zárások készítése.
4. Biztonságos adatkezelés
A könyvelés online biztonságosabbá teszi az adatkezelést. Az online rendszerek titkosítást és rendszeres biztonsági mentéseket használnak, így az adatok biztonságban vannak, és szükség esetén helyreállíthatók. Ezen felül az adatok kezelése sokkal átláthatóbb és szabályozottabb.
5. Könnyű és gyors együttműködés a könyvelővel
Mivel az adatok azonnal elérhetők a könyvelő számára, az együttműködés egyszerűbbé és gyorsabbá válik. Nincs szükség külön fájlok küldésére és tárolására, hiszen minden dokumentum közvetlenül a könyvelési rendszerbe kerül. Ez a gyors hozzáférés különösen akkor előnyös, ha sürgős pénzügyi döntéseket kell hozni, és érnek rá a könyvelő válaszára várni.
6. Kevesebb papírmunka
A könyvelés online teljesen megszünteti a papíralapú dokumentáció szükségességét. A számlák és más pénzügyi dokumentumok digitálisan kerülnek a rendszerbe, és rendszerezve tárolhatók. Ez egyszerűsíti és gyorsítja a munkát mind a vállalkozó, mind a könyvelő számára, hiszen kevesebb fizikai dokumentum kezelésére van szükség.
7. Rugalmas hozzáférés
Az online könyvelési rendszerek lehetővé teszik, hogy bármilyen eszközről, bárhonnan hozzáférjünk a pénzügyi adatokhoz. A vállalkozók így utazás közben, otthonról vagy a munkahelyről is elérhetik a könyvelési információkat, ráadásul 0-24 órában, ami különösen előnyös, ha valaki több helyszínen végzi munkáját, vagy éppen éjszakai műszakot tart.
8. Könnyű integráció más rendszerekkel
Az online könyvelési rendszerek általában integrálhatók más vállalkozási rendszerekkel, például a számlázó vagy banki rendszerekkel, így a vállalkozások képesek szinkronizálni a pénzügyi adatokat, minimalizálva a hibák lehetőségét, és egyszerűsítve a könyvelést. Az integrációval pontosabb pénzügyi elemzéseket és jelentéseket kaphatunk.
9. Jogszabályi megfelelés automatikus frissítéssel
Az online könyvelési rendszerek rendszeresen frissítik a szoftvereket, így biztosítva a jogszabályi megfelelést. Ennek köszönhetően a vállalkozók biztosak lehetnek benne, hogy könyvelésük mindig naprakész, és megfelel az aktuális szabályozásoknak, anélkül, hogy folyamatosan figyelniük kellene a változásokat.
10. Jobb pénzügyi tervezés és döntéshozatal
A könyvelés online könnyebbé teszi a munkaszámos vagy több dimenziós könyvelést – amikor üzletáganként vagy főbb termékcsoportonként szeretné látni a nyereséget -, így lehetőséget ad részletes pénzügyi jelentések és elemzések készítésére. Ezek segítenek a vállalkozóknak, hogy tisztában legyenek a vállalkozás pénzügyi helyzetével, lássák, hogy miből él a cég, és mi viszi a profitot, így nyereségesebbé és életképesebbé téve vállalkozásukat. Az online rendszerek biztosítják, hogy valós idejű adatokat használjunk, így gyorsabban és pontosabban reagálhatunk a piaci változásokra.
Összegzés
A könyvelés online hatékonyabbá, gyorsabbá és kényelmesebbé teszi a pénzügyi adminisztrációt. Ez a diplomatikus megfogalmazás, de konkrétan a könyvelés online olyanná teszi a külső könyvelő munkáját, mintha a vállalkozás irodájában dolgozna. Hiszen azonnal hozzájut minden bizonylathoz, amikor az keletkezik, azonnal látja az aktuális banki tranzakciókat, ezért naprakészen dolgozhat, mintha ott ülne a vállalkozás irodájában.
Összességében sokkal közelebb hozza a könyvelőt és a vállalkozót, ami mindkettejüknek rendkívül hasznos.