Tapasztalataink szerint a kisvállalkozások nagy részénél nemhogy napi, de még igazán havi könyvelés sincs (leszámítva az Áfa bevallásokat és a bérszámfejtést). Láttunk már olyan 300, 600 milliós, de még 1,2 milliárdos vállalkozást is, ahol a tulajdonos-ügyvezetőnek fogalma sem volt róla, hogy mekkora a havi bevétele, nemhogy a nyeresége, erről csak az év végi beszámoló készítésekor kapott információt, amivel általában semmit nem tud kezdeni.
Ilyenkor fordul elő, hogy a cégvezető meglepődve látja, hogy a mérlegben ugyan komoly nyereség szerepel, de közben a cégében nincs készpénz, és napról napról élnek! Vagy a fordítottja, hogy sok millió Ft készpénz van a bankszámlán, a pénztárban, minden számla és adó ki van fizetve, a mérleg szerint mégis sok milliós vesztesége van a cégnek, és emiatt bukta is a hitel- és pályázat képességet min. 1 évig!
Hogyan gondolkozik a kisvállalkozók többsége?
Ha bejött minden hónapban az a mennyiségű bevétel, amiből ki tudta fizetni a cége és a magán költségeit, akkor nem különösebben érdeklik a részletek. Ha meg nem jött be, akkor meg nekiáll spórolni, természetesen nem azokon a költségeken, amelyeken kellene, hiszen mindent csak érzésből csinált. Ez a mentalitás nagyrészt a 90-es években indult vállalkozásokra volt jellemző, ahol mindent ösztönösen csináltak a cégvezetők, még a sok milliárdos cégekben is, ráadásul még egyenesen büszkék is rá!?
Ma már más szelek fújnak
Most viszont sokkal nehezebb időket élünk, a vevők nem jönnek maguktól, a versenytársak száma lényegesen nagyobb minden iparágban, ezért sokkal okosabban kell gazdálkodni, és jobban odafigyelni a részletekre. Ennek első fokozata, hogy a könyvelő legalább havonta készít egy eredménykimutatást, amit kb. minden vállalkozó tud értelmezni, mivel pénzforgalmi szemléletű.
2020 után viszont az az igazi, amikor legalább heti szinten tisztában van egy cégvezető a vállalkozása pénzügyeivel, az-az pontosan tudja, hogy mennyi volt a vállalkozása:
- Bevétele?
- Kiadása?
- Kik tartoznak neki és mennyivel?
- Ő kinek tartozik és mennyivel?
- Mekkorák a készletei?
- Mennyi pénz van a bankban?
- Mennyi pénz van a pénztárban?
- Ha most kellene Áfát fizetni, az mennyi lenne?
Ez egy vállalkozás alap műszerfala. Enélkül teljes vakrepülésben van, olyan, mintha az autódnak nem lenne műszerfala, csak érzésből vezetnél, és nem tudnád, hogy mikor mennyivel is mész.
Mikor érdemes mindezt napi szinten is látni?
Minél nagyobb egy vállalkozás és minél több számlát állít ki, és fogad be, annál fontosabb előbb-utóbb a fenti adatokat napi szinten is látni, ami csak online könyveléssel lehetséges.
Miért?
Mert online könyvelés esetén a számla adatok elektronikusan és automatikusan érkeznek, amikor valaki számlát állít ki, majd ezek a számlák automatikusan bekerülnek a Cashbookba és onnan pedig a könyvelő programjába.
Nincs e-mail-ben pdf-ek küldése, szerverre feltöltése, export/importja, mindez automatikusan történik a Cashbook és a számlázó programok, továbbá a NAV Online Számlázójával történt integrációknak köszönhetően.
Csak a papíron érkező számlákat kell befotózni a Cashbook mobil applikációjával és ezzel automatikusan be is került a Cashbookba, onnan pedig a könyvelő programjába.
A jellemzően pdf-ben érkező külföldi számlákat pedig egy technikai e-mail címre kell továbbítani és már be is került a Cashbookba.
Innentől kezdve a könyvelőnek napi szinten csak ellenőriznie kell a beérkező számlákat, párosítania a banki utalásokkal (pontosabban ezt is ellenőriznie), a nem levonható áfákat levonnia az egyenlegből (mint pl. üzemanyag, telefonból magánrész). Ez a naprakész könyvelés, és vállalkozás pénzügyek.
A vállalkozó ezután a Cashbookba belépve látja a fent felsorolt számokat nemcsak a számítógépén, hanem már a zsebében is, a mobiltelefonján!
Nincs többé ösztönös találgatás, utólagos meglepődés (pl. amikor év végén elkészül az amortizáció, és az addig pluszos cég hirtelen veszteségessé válik), hanem a cégvezető naprakész adatok alapján tud dönteni, de főleg időben tud cselekedni, ha valami rossz irányba fordul.
Mikor érdemes még ennél is továbblépni?
De ez még nem minden, mert eljön az idő, amikor már üzletáganként vagy fő termékcsoportonként érdemes látni a nyereséget.
Miért?
Már 50 milliós éves bevétel felett érdemes – de 300 millió felett létkérdés – látni vállalkozása egyes tevékenységeinek különböző bevételeit és költségeit, azok mértékét. Enélkül nem látja azt, hogy a termékek és szolgáltatások önköltségén felül mekkora árrést kell még kitermelni, hogy egyáltalán nullán legyen a vállalkozása.
Másképp fogalmazva elérje a fedezeti pontot.
Például a legtöbb klíma szereléssel foglalkozó vállalkozás vezetője nem tudja, hogy valójában három üzletága is van (kereskedelem, projektek, karbantartás), amelyeknek más-más költségei és megtérülése van, nem beszélve a három tevékenység egymást erősítő összefüggéseiről!
Na és? Mi van akkor, ha ezt egy cégvezető nem látja?
Pár száz milliós bevételnél rendkívül gyakori, hogy a cégben van egy” aranytojást tojó tyúk” termékcsoport vagy üzletág, és van egy “szerelemgyerek” termékcsoport vagy üzletág, és ez utóbbi elviszi az “aranytojást tojó tyúk” által megtermelt nyereséget! A cégvezető ebből csak annyit lát, hogy sokat dolgozik, egész jó bevétele van a cégnek, de a nyeresége az nem sok.
Pedig sok nyeresége van, csak nem látja, hogy mire költi el!
Volt egy 600 milliós éves bevételű pékség ügyfelünk, ahol a cégvezető cashflow-ból vezette a cégét, ezért nem látta a következőket:
- A vevők kétharmada hozta bevétel 3,4%-át!
- A termékek fele hozta a bevétel 1,5%-át!
- A megmaradt termékek eladására fenntartott saját boltok adták el a prémium (magas árrésű) termékek 75%-át!
A cégvezető csak annyit látott, hogy már nem tudja megfizetni a piaci béreket és egyre többször kell belenyúlni a bankszámla hitelbe, mert a havi bevétel egyre ritkábban fedezi a kiadásokat. És természetesen bőséges magyarázata volt minderre, hogy a kormány, meg az adók, meg az albán pékek tehetnek mindenről…
Ma ezt a pékséget egy alkalmazott ügyvezető vezeti, piaci béreket tudnak fizetni a munkatársaknak, és komoly osztalékot a tulajdonosoknak. Ha nem találkozik velünk és nem kezdjük el elemezhetővé tenni a céget, akkor már 5 éve csődbe ment volna…