A könyvelőváltás egy olyan lépés, amelyet sok vállalkozó előbb-utóbb fontolóra vesz, jellemzően azért, mert elégedetlenné válik meglévő könyvelőjével. Egy jó könyvelő jelentősen hozzájárulhat a vállalkozás pénzügyi sikeréhez, miközben egy rossz könyvelő egyenesen megkeserítheti a vállalkozás életét, és nem kevés anyagi kárt is okozhat. Ebben a cikkben részletesen bemutatjuk a könyvelőváltás folyamatát, és a buktatókat is, amelyeket érdemes elkerülni, továbbá a legfontosabb lépéseket, amelyeket érdemes követni.
Miért érdemes könyvelőt váltani?
A könyvelőváltás leggyakoribb oka, hogy a jelenlegi könyvelő szakmailag már nem tudja megfelelően kezelni a vállalkozás könyvelési igényeit, vagy azért mert ilyen szinten már nem ért hozzá, vagy azért, mert nincs rá megfelelően felkészült csapata, kapacitása, háttere.
Már egy 100 milliós éves bevételű vállalkozás számára is fontos lehet ugyanis a naprakész pénzügyi információk rendelkezésre állása, továbbá a költséghelyes (munkaszámos, több dimenziós) könyvelés, amely révén ki lehet mutatni az egyes üzletágak, termékcsoportok jövedelmezőségét.
Például a legtöbb klímaszereléssel foglalkozó vállalkozás vezetője nem is tudja, hogy valójában három üzletága van (kereskedelem, projektek, karbantartás), amelyeknek más-más költségei és megtérülése van, nem beszélve a három tevékenység egymást erősítő összefüggéseiről!
Már 50 milliós éves bevétel felett érdemes, de 300 millió felett létkérdés látni vállalkozása egyes tevékenységeinek különböző költségeit, azok mértékét. Enélkül nem látja azt, hogy a termékek és szolgáltatások önköltségén felül mekkora árrést kell még kitermelni, hogy egyáltalán nullán legyen a vállalkozása.
Másképp fogalmazva elérje a fedezeti pontot.
Eközben a könyvelők többsége sem munkaszámos könyvelést nem készít, sem naprakész (sőt, “hónapra kész”) pénzügyi információkkal sem tud/akar szolgálni, kizárólag a kötelező bevallások elkészítéséhez szükséges szakmai minimumot hajlandó megcsinálni, és azt sem minding megfelelően. Gondoljon csak arra, amikor évente egyszer könyveli és egyezteti a bankot, jellemzően az éves beszámoló készítésekor, mert ekkor már elkerülhetetlen! Ezt onnan tudhatja, hogy adott év márciusában tesz fel kérdéseket előző év márciusi banki tranzakciókról, számla egyenlegekről…
Nem beszélve arról, hogy a könyvelők hány százaléka ad havonta az ügyfeleinek részletes kimutatást vállalkozásuk pénzügyi/számviteli helyzetéről, mint pl. működési (számviteli) eredmény. Sok vállalkozó az éves beszámoló készítése közben (március, április, május) szembesül azzal, hogy cége veszteséges (ezért pl. nem lesz hitelképes), vagy extrán nyereséges (ezért rengeteg adót kell fizetn)i.
És ekkor már nem sok mindent lehet tenni…
További ok lehet a kommunikáció hiánya (pl. későn vagy egyáltalán nem szól fontos határidőkről) , a pontatlan könyvelés (bankot évente csak egyszer, az éves bevallás előtt könyvel) vagy az, hogy a könyvelő nem követi az aktuális jogszabályi változásokat (nem szól proaktívan fontos változásokról, amelyekről az ügyfélnek érdemes tudnia).
Mivel ezek mind minőségi követelmények, ezért egyértelmű, hogy könyvelőváltásnál ne az ár legyen a legfontosabb döntési szempont! Mi úgy gondoljuk, hogy a könyvelő egy fontos befektetés egy vállalkozás részéről, ezért sokkal fontosabb a lehetséges megtérülést nézni, vagyis azt, hogy mit is kap pontosan a pénzéért és az mennyit ér a vállalkozása számára.
Mikor érdemes könyvelőt váltani?
Régebben a szakmai ajánlás az volt, hogy a könyvelőváltás az üzleti év zárását követően történjen, amikor az előző év lezárásra került, így egy új könyvelő tiszta lappal kezdhette meg a munkát.
Online könyvelés esetén az év közbeni váltás sem jelent már gondot, mivel a számla adatok automatikus integrációja a Cashbook rendszerébe percek alatt az új könyvelő szoftverébe frissíti az adatokat, csak a papír alapú számlákat kell egy mobilapplikációval lefényképezni, és ezeket meg a pdf-ben kapott számlákat egy technikai email címre beküldeni. Ezáltal akár 8-9 havi számlát is fel lehet dolgozni 30 nap alatt és a könyvelést így naprakésszé tenni (természetesen, ha nincsenek egyéb komplikációk).
Egy új könyvelő valóban megoldást kínál a fennálló problémáimra?
Az új könyvelő kiválasztása sok esetben valóban megoldást jelenthet a fennálló problémákra, de ennek előfeltétele, hogy alaposan tájékozódjon, és jól válasszon. A szimpátia és az ajánlás önmagában nem elegendő, a könyvelési ár meg főleg akkor legyen gyanús, ha nagyon olcsó!
Egyik ügyfelünk mesélte, hogy korábban dupla pénzért váltott könyvelőt, mert az új azt ígérte (meg komoly múltja is volt ebben), hogy több tízmilliónyi áfáját vissza tudja a NAV-tól igényelni. És kb. 4 hónap alatt hiánytalanul el is érte, hogy a NAV minden áfát visszautalt az ügyfele számára. Ezután nyilatkozta azt az ügyfél, hogy ugyan dupla a havidíja, de valójában eddig ő a legolcsóbb könyvelője az eddigi összes közül!
Amikor azért vált könyvelőt, mert az előzőn már túlnőttek a feladatok (pl. nem tud munkaszámos könyvelést), akkor csak az a kérdés, hogy az új könyvelő tényleg el tudja-e végezni ezeket a szakmailag magasabb szintű feladatokat, és a kiadott ajánlatában ezek benne is vannak, nem pedig felárasak.
Könyvelőváltás előnyei és hátrányai
Előnyök
- Szakmailag felkészültebb, több százmilliós vállalkozásokhoz jobban értő, igényeiknek jobban megfelelő lesz az új könyvelő (viszont ez többe is kerül).
- Pontosabb, naprakész könyvelés: ha az új könyvelő digitálisan dolgozik, akkor akár naprakészen tudja tartani a pénzügyi nyilvántartásokat, ami segíthet időben elkerülni a hibákat és így mindig rendelkezésre állnak a döntéshez szükséges információk.
- Iparágra szabott szolgáltatások: az új könyvelő jobban igazodhat a vállalkozás iparág specifikus igényeihez, ezáltal hatékonyabbá téve a könyvelési folyamatokat és könnyebben megtalálva nyereséges működés útját.
- Jobb kommunikáció és együttműködés: az új könyvelővel javulhat a kommunikáció, ami gördülékenyebb együttműködést eredményezhet.
Hátrányok
- Egy váltás mindig kockázatos, mert csak hónapok múltán derül ki biztosan (vagy év végén), hogy jó választás volt-e az új könyvelő.
- Időigényes folyamat: a könyvelőváltás során időt kell szánni az új szakember alapos megismerésére és neki is lehetőséget kell adni a szükséges információk megszerzésére.
- Átállási nehézségek: online könyvelés esetén ilyenek szinte nincsenek, mert jó pár korábbi manuális feladat eltűnik, mind az ügyfélnek, mind a könyvelőnek drasztikusan kevesebb ugyanis a manuális rögzítési, feladata.
Hogyan válasszak olyan könyvelőt, akivel biztosan elégedett leszek?
Az ideális könyvelő kiválasztásához fontos, hogy olyan szakembert találjon, aki nemcsak a szakmai elvárásoknak felel meg, hanem pontosan érti a vállalkozása igényeit is. Ennek érdekében nem szabad spórolni a személyes (vagy ma már gyakran Zoom-os) konzultáción, ahol meggyőződhet arról, hogy egyrészről a könyvelő rendelkezik a speciális iparági ismeretekkel, továbbá képesek mindketten gyorsan egymásra hangolódni és megértésre jutni az önt foglalkoztató szakmai és cégvezetési kérdésekben.
A könyvelő váltás menete: a 6 legfontosabb teendő
- Új könyvelő keresése, kiválasztása.
- Szerződéskötés.
- Bizonylatok, dokumentumok és adatok átadása: online könyvelés esetén ez a számlázó program és a Cashbook integrációját jelenti, továbbá a papír alapú számlák mobilapplikációval lefotózását, a pdf alapú bizonylatok beküldését egy technikai email címre.
- Kommunikáció az érintett felekkel: adóhatóság és bizonyos partnerek tájékoztatása a könyvelő váltásról.
- Átállás figyelemmel követése: új könyvelő által kért adatok, dokumentumok beszerzése (pl. zárások, nyitó egyenlegek régi könyvelőtől).
- Vállalkozás ellenőrzése: adófolyószámlák, tárhely üzenetek, bank egyenlegek ellenőrzése, hogyan is áll a vállalkozás.
A jó könyvelő ismérvei
Szerződés, számla, felelősségbiztosítás, titoktartás: mindezek alapkövetelmények
A könyvelővel való munka erősen bizalmi jellegű, így a szerződés, titoktartás alap, ahogyan a felelősségbiztosítás is. A szerződés, mint mindig, mindkét félnek biztosíték, a munkáért vállalt garancia nem képezi részét, viszont a külső körülményekért nem okolható a könyvelő. Az anyagi felelősség azonban ennél fontosabb, így mindenképpen bele kell foglalni a szerződésbe.
Általában a szerződés az elvállalt feladatokat, azoknak részletezését tartalmazza, továbbá a könyvelő megbízási díját, kifizetésének mikéntjét, valamint azt is, miért felelős a könyvelő és miért a megbízó. Azt is érdemes belefoglalni, milyen bizonylatok, dokumentumok, könyvelési anyagok kerültek át a régi könyvelőtől.
A titoktartás legalább olyan fontos, mint a szerződés, hiszen a könyvelő a cég összes pénzmozgását, gazdálkodását látja. Így enélkül semmiképp sem szabad elindulni.
A felelősségbiztosítás szintén fontos, hiszen a könyvelés egy vállalat életében kritikus tevékenység. Ha egy könyvelő komolyabb hibát vét, így annak anyagi vonatkozását nem a vállalat fizeti meg, így a felelősségbiztosítást is érdemes napirendre tűzni.
Technikai felkészültség, felelősség
Mivel ma már szinte minden elektronikusan történik, a könyvelőcég technikai, informatikai felkészültsége kritikus szempont.
A felelősséghez és szakmai igényességhez hozzátartozik az is, hogy a könyvelő a saját ügyfélkapuját használja, így biztosítva a beküldött anyagokat. Ugyanis, ha a megbízó ügyfélkapuját használja, a felelősség őt éri, nem pedig a szakembert.
Iparági szakosodás
Ma már gyakori, hogy egy könyvelőiroda szakosodik. Ennek nagy előnye, hogy a szakosodott terület változásait, szabályainak módosulását sokkal behatóbban tudja követni a szakember, mindig naprakész. A cég- és iparágismeret azért is roppant hasznos, mert így a szakember nem fog minden számlára rákérdezni, hiszen már ismeri a hátterüket. Ennek részét képezi, hogy tudja, hogy a vállalat hogyan foglalkoztatja a munkavállalókat, milyen jellegű költségek merülhetnek fel, például céges autók esetén is el tudja számolni a kiadásokat.
Cégképviselet
A könyvelő szakmai tudásának és igényes munkavégzésének ékes bizonyítéka, ha a vállalkozás szinte soha kap levelet a NAV-tól, a járulékjellegű adóknál ugyanis együtt kell mozognia a könyvelésnek az adófolyószámlákkal: erről a könyvelőnek kell gondoskodnia.
Könyvelőváltás dokumentumai, avagy milyen bizonylatokat és információkat szükséges átadnia az új könyvelőnek?
A könyvelőváltás során minden releváns dokumentumot, adatot és információt át kell adni az új könyvelőnek. Ez magában foglalja a:
- pénzügyi jelentéseket,
- szerződéseket,
- adóbevallásokat,
- bankszámla-kivonatokat,
- zárófőkönyveket,
- analitikákat,
- illetve minden olyan dokumentumot, amely a könyvelési tevékenység folytatásához szükséges.
Könyvelőváltás egyszerűen = online könyvelés
Az online könyvelés lehetőséget biztosít arra, hogy a vállalkozása pénzügyi adataihoz bármikor (a nap 24 órájában) és bárhonnan hozzáférjen. Az online rendszerek lehetővé teszik az automatikus adatfrissítést, a valós idejű könyvelést és a gyors jelentéskészítést.
Milyen előnyökkel jár az online könyvelés?
Az online könyvelés egyik legnagyobb előnye a rugalmasság és a naprakészség. Lehetővé teszi, hogy a Cashbookon keresztül a nap 24 órájában hozzáférjen vállalkozása pénzügyi adataihoz, bizonylataihoz, így nem kell a könyvelőjére várnia, minden ott van a számítógépén (nemsokára a mobiltelefonján…), ami sokat segíthet a gyors döntéshozatalban.
Nem beszélve a havi jelentésekről, riportokról. Ma a könyvelők nagy része semmilyen havi jelentést, riportot nem küld az ügyfeleinek, így csak a következő év március-májusában, a beszámoló készítése közben derül ki, hogy mekkora a pénztárhiány, hogy valójában veszteséges a vállalkozás, vagy túl sok nyeresége van. És ilyenkor már nem sok mindent tehet ellene…
Összegzés
A könyvelőváltás jelentős döntés, amelyet alapos mérlegelés után érdemes meghozni. Ha a megfelelő lépéseket követi, a váltás zökkenőmentesen lezajlik, és az új könyvelő hozzájárulhat a vállalkozása pénzügyi sikeréhez. Az online könyvelés pedig egy további lehetőséget kínál a modern vállalkozások számára, hogy egyszerűsítsék a pénzügyi adminisztrációt és a naprakészség révén növeljék a hatékonyságukat. Ne habozzon váltani, ha szükséges, de tegye azt körültekintően és tervezetten!